Por RAFAEL BOLIVAR GUERRERO

En los tiempos que vivimos, la tecnología pone a nuestro servicio una serie de herramientas para optimizar y facilitar las actividades personales y profesionales. Hay muchos documentos que requieren ser firmados. Normalmente la firma se inserta en ellos para darle legitimidad, esto es, para establecer una relación incuestionable entre su contenido y su autor. Y en este contexto, surgen las siguientes preguntas:

¿Tiene valor en un contrato de derecho privado la firma escaneada? ¿Tiene la posibilidad de comprometer un contrato escaneado, en el cual la firma o firmas, también son escaneadas?

Un contrato es ante todo un documento. El artículo 243 del Código General del Proceso, establece que son documentos, “…los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

Descartando de entrada los títulos valores, cuya solemnidad en la firma tiene connotación indiscutible y respecto de los cuales el derecho privado y comercial establece unos aspectos muy particulares, que no son objeto de análisis en este artículo, podemos afirmar que existen efectos jurídicos innegables en las firmas escaneadas o que constan en los contratos escaneados, cuando quienes lo suscriben, tienen la voluntad y capacidad para comprometerse.

El artículo 244 del mismo estatuto procesal, determina que “Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso”.  Este mismo artículo establece en su inciso sexto, que “Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos”.

Precisamente, cuando la norma citada se refiere a documentos que contengan “… reproducción de la voz o de la imagen …”, debemos entender que el documento escaneado puede ser la reproducción de una imagen que contiene texto y firmas. Es como una “foto” del documento.

Y en este sentido, podría entenderse que el documento escaneado es una reproducción de un original. O también, podría ser, un texto al cual se le han agregado mediante escáner, las firmas correspondientes.

Este último evento se presenta cuando, por ejemplo, dos personas convienen en un texto contractual y cada uno de ellos incorporan a ese documento sus firmas, incluso en momentos distintos, mediante un procedimiento electrónico como el escáner.

Todo lo anterior para significar que, existiendo la voluntad de las partes para concretar un contrato a través de este tipo de mecanismos, resulta acertado afirmar que los contenidos de estos documentos, incluyendo las firmas escaneadas, “… se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso”.

En esta misma circunstancia se encuentran las copias o reproducciones mecánicas.  El articulo 246 ibidem[1], establece que “Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia”.

La Corte Suprema de Justicia[2], al afrontar la validez probatoria del documento con firmas escaneadas, sostuvo lo siguiente:

«Como todo documento, la eficacia probatoria del electrónico dependerá, también, de su autenticidad, contándose con mecanismos tecnológicos que permiten identificar el autor del mismo y asociarlo con su contenido. En este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica, que es el género, y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital -especie-, basada en la criptografía asimétrica». (destaco)

Analizados estos escenarios, podemos afirmar que el contrato escaneado o con firmas escaneadas, tiene pleno valor jurídico para quienes lo suscriben. Obviamente podría ser objeto de cuestionamiento, como suele pasar con los documentos originales, los cuales pueden ser tachados de falsos en sede judicial, debido a la elemental razón que, en un momento dado, el documento escaneado o con firmas escaneadas, puede generar la misma duda de autenticidad que cualquier otro tipo de documento. En estos eventos, las autoridades judiciales, podrán acudir a diferentes herramientas para lograr certeza sobre su legitimidad.

También reviste importancia para la autenticidad, la forma como se hace llegar al destinatario el documento escaneado o con firmas escaneadas. El correo electrónico, como parte de los mensajes de datos, es la herramienta que utiliza el remitente para respaldar esa autenticidad.

Hoy en día, la utilización de documentos escaneados, que mayoritariamente son remitidos a través del correo electrónico, constituyen un alto porcentaje de la actividad comercial en el mundo. Por ello, aparte del documento escaneado, la verificación y seguridad del remitente, por ejemplo, a través de un correo electrónico confiable, representa un vehículo adicional de certidumbre.

La Corte Constitucional[3], sobre las características jurídicas de los mensajes de datos, por ejemplo, el correo electrónico, sostiene que “… es una prueba de la existencia y naturaleza de la voluntad de las partes de comprometerse …”. Así mismo concluye que “…facilita la revisión y posterior auditoría para los fines contables, impositivos y reglamentarios; afirma derechos y obligaciones jurídicas entre los intervinientes y es accesible para su ulterior consulta, es decir, que la información en forma de datos computarizados es susceptible de leerse e interpretarse”, con lo cual el alto tribunal constitucional, no solamente se está refiriendo al texto del correo sino a su contenido, como lo son también los documentos adjuntos.

A manera de conclusión reiteramos que el contrato escaneado o con firmas escaneadas, tiene validez y plenos efectos jurídicos en Colombia. Cada día tendremos que acostumbrarnos a esta realidad jurídica, que afortunadamente ha sido reconocida por la ley y por los diferentes pronunciamientos jurisprudenciales.  El mecanismo para remitir estos documentos, correo electrónico o mensajería electrónica, se constituyen en un elemento adicional que refrenda la autenticidad del remitente y consecuentemente del documento mismo.

Bogotá, D.C., 24 de septiembre de 2020.

[1] Código General del Proceso.

[2] CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, Sala de Casación Civil, MP: Pedro Octavio Munar Cadena, Sentencia 2004-01074 de 16 de diciembre de 2010

[3] Sentencia C-662 de 2000

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, SALA DE CASACION LABORAL. Ponente CLARA CECILIA DUEÑAS QUEVEDO. SL6119-2017. Radicación n.° 50514. Acta 14. 26 de abril de 2017

Ahora bien, en cuanto al reparo netamente jurídico que contienen los cargos, esta Corporación reiteradamente ha puntualizado que la sanción moratoria prevista en los artículos 65 del Código Sustantivo de Trabajo y en el numeral 3 del artículo 99 de la Ley 50 de 1990, no opera de manera automática sino que en cada caso concreto debe valorarse la conducta asumida por el empleador, a fin de verificar si existen razones serias y atendibles que justifiquen su conducta y lo ubiquen en el terreno de la buena fe.

Para esto, se ha dicho que el juez debe adelantar un examen del comportamiento que asumió el empleador en su condición de deudor moroso, y de la totalidad de las pruebas y circunstancias que rodearon el desarrollo de la relación de trabajo.

En ese orden, no le asiste razón a la censura al considerar que los artículos 65 del Código Sustantivo de Trabajo y 99 de la Ley 50 de 1990, no contemplan «excepción o ingrediente normativo alguno de exoneración de la sanción» y que, por ende, deben imponerse las sanciones moratorias «independientemente de que exista un ánimo dañino». Sobre el particular, esta Sala de la Corte en sentencia CSJ SL SL14651-2014, señaló:

Los argumentos esgrimidos por la censura fueron objeto de estudio por esta Sala de Casación Laboral en sentencia CSJ SL, 7 jul. 2009, rad. 36821, en la cual se reiteró la validez y vigencia a la luz de la Constitución Política de 1991 de la línea jurisprudencial vertida desde el extinto Tribunal Supremo del Trabajo, en el sentido de que la aplicación de la sanción moratoria estatuida en el art. 65 del C.S.T, no es automática, ya que es deber del juez del trabajo valorar la conducta del empleador en el horizonte de establecer si estuvo o no asistida de buena fe.

Esto dijo la Sala en esa oportunidad:

La indemnización moratoria –consagrada en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo, para el caso de los trabajadores particulares; y en el 1 del Decreto 797 de 1949, para el de los trabajadores oficiales- es una figura jurídico-laboral que ha merecido el discernimiento reflexivo y crítico de la jurisprudencia del trabajo y de la seguridad social, que ha decantado su doctrina en torno a las sendas que deben seguirse para el combate de la sentencia que la haya impuesto o dejado de imponer en un caso determinado, al igual que las modalidades de violación que deben emplearse.

En ese sentido, esta Sala de la Corte, al acoger el criterio jurisprudencial expuesto desde el Tribunal Supremo del Trabajo, que ha devenido sólido, por sus notas de pacífico, reiterado y uniforme, ha precisado que la sanción moratoria no es una respuesta judicial automática frente al hecho objetivo de que el empleador, al terminar el contrato de trabajo, no cubra al trabajador los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones (estas últimas, sólo en la hipótesis de los trabajadores oficiales) que le adeuda.

Es decir, la sola deuda de tales conceptos no abre paso a la imposición  judicial de la carga moratoria. Es deber ineludible del juez estudiar el material probatorio de autos, en el horizonte de establecer si en el proceso obra prueba de circunstancias que revelen buena fe en el comportamiento del empleador de no pagarlos.

El recto entendimiento de las normas legales consagratorias de la indemnización moratoria enseña que su aplicación no es mecánica ni axiomática, sino que debe estar precedida de una indagación de la conducta del deudor.

Sólo como fruto de esa labor de exploración de tal comportamiento, le es dable al juez fulminar o no condena contra el empleador. Si tal análisis demuestra que éste tuvo razones serias y atendibles, que le generaron el convencimiento sincero y honesto de no deber, o que justifiquen su incumplimiento, el administrador de justicia lo exonerará de la carga moratoria, desde luego que la buena fe no puede merecer una sanción, en tanto que, como paradigma de la vida en sociedad, informa y guía el obrar de los hombres.

De suerte que la indemnización moratoria procede cuando, después del examen del material probatorio, el juez concluye que el empleador no estuvo asistido de buena fe.

Entonces, aplicar automáticamente la indemnización moratoria traduce un extravío del juez en la exégesis de aquellas disposiciones legales.

A juicio de esta Corte, no es verdad que el artículo 230 de la Constitución Política de 1991 comporte que la indemnización moratoria del artículo 65 se convierta en automática y que la constante y pacífica jurisprudencia sobre la valoración que debe hacer el juez de la conducta del empleador, en la perspectiva de establecer si estuvo o no asistida de buena fe, para en el primer caso eximir al empleador de la sanción moratoria, ya no resulte válida.

Que los jueces en sus providencias estén sometidos al imperio de la ley no impide que la interpreten para desentrañar su sentido, ni, en tratándose de normas laborales, que le asignen el entendimiento que mejor se acomode a la búsqueda de la equidad y de la justicia en las relaciones laborales.

Sin duda, al fijar el sentido y los alcances del artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo –al igual que los del 1 del Decreto 797 de 1949- la Corte no ha hecho nada distinto que atemperarse al imperio de la ley y de cumplir su misión de uniformar la interpretación en torno a esos dos textos legales.

Su orientación reiterada y constante sobre la hermenéutica de tales disposiciones normativas no desconoce las normas constitucionales que regulan el trabajo humano. No encuentra la Corte en las que cita el censor que sea obligatorio condenar a un empleador a pagar la sanción moratoria por el hecho de estar demostrado su incumplimiento.

Por ello importa destacar que su reiterado criterio jurisprudencial se acompasa con el paradigma de la buena fe consagrado en el artículo 83 de la Carta Política, como tuvo oportunidad de precisarlo en sentencia del 15 de julio de 1992 (Rad. 5.070), en la que, al hacer referencia a ese precepto constitucional, expuso “que de ninguna manera pueden considerarse insubsistentes preceptos legales como el artículo 65 CST, según los cuales, como excepción al principio general, el deudor moroso debe demostrar su buena fe. (subrayado fuera de texto)